Datenschutzinformation für Kunden, Interessenten und Dienstleister der HARTMANN FLEET-Professionals GmbH

Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre Rechte als betroffene Person. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen informiert sind, nehmen Sie bitte die nachstehende Information zur Kenntnis.

Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes ist:

HARTMANN FLEET-Professionals GmbH
Alsfelder Straße 23
36272 Niederaula

Telefon:              06625 9209 – 0
Fax:                       06625 9209 – 390
E-Mail:                 info@hartmann-europe.com
Webseite:          www.hartmann-europe.com

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten sind:

Kircher Datenschutz
Bernd Kircher
Telegraphengasse 1
36037 Fulda

Telefon: +49 661 96090636
E-Mail: kircher@datenschutz-kanzlei.com

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Internet, Handels- und Vereinsregister, Presse/Medien, Schuldner- und sonstige Verzeichnisse, Adressdatendienstleister und Auskunfteien) gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten sind bei Kunden, die als natürliche Personen am Geschäftsverkehr teilnehmen, deren Vornamen, Namen, Anschrift/Firmenanschrift, Kontaktdaten wie Telefon und/oder E-Mail,  Beruf/Branche und vergleichbare Daten, sowie Daten, die wir im Zuge der Geschäftsbeziehung bzw. der Vertragserfüllung gewinnen. Zu den Vertragsdaten zählen Umsätze, Warenbewegungen, Finanzdaten (inkl. Bonitätsdaten) sowie die schriftlichen Dokumentationsdaten (Verträge, Bestellungen, Erlaubnisse etc.), Daten zur Erfüllung zollrechtlicher Vorgaben (Lieferantenerklärung), Steuerungsdaten, Daten zur Kundenhistorie, zum Kaufverhalten und Wettbewerbsdaten.

Bei allen Geschäftspartnern werden von uns die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter/innen der Geschäftspartner verarbeitet. Dazu zählen Kontaktdaten sowie sonstige Daten (z. B. E-Mail, Faxe, Briefe, Fotos – soweit bereitgestellt – und andere im Zuge der Geschäftsbeziehung ausgetauschte personenbezogene Informationen).

Bei der Nutzung von uns bereitgestellten IT-technischen Systemen durch Geschäftspartner wie Bestell- oder Auskunftssystemen zählen die darin enthaltenen oder darüber übertragenen personen-bezogenen Daten zu den Daten, die wir nutzen.

Bei sonstigen Geschäftspartnern, wie z.B. EDV-Service, Lizenzen, Beratungsdienstleistungen, Bildungsinstitute, Wartung, Handwerker, Reinigungen, verarbeiten wir zusätzlich Lieferanten-daten/Kreditorendaten, z. B. Vertragsstammdaten oder Abrechnungs- und Steuerungsdaten.

Besteht keine Geschäftsbeziehung, verarbeiten wir bzgl. potentieller Kunden Kontaktdaten sowie Wettbewerbsinformationen.

Bei von uns durchgeführten Veranstaltungen zählen die Anmeldedaten (inkl. etwaiger Mitarbeiterdaten) sowie zulässige bildliche Dokumentationen zu den Daten, die wir nutzen.

Weitere Einzelheiten oder Ergänzungen zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen, einer Einwilligungserklärung und/oder anderen Ihnen bereitgestellten Informationen (z. B. im Rahmen der Nutzung unserer Webseite oder unseren Geschäftsbedingungen) entnehmen.

Wofür wir Ihre Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage:

Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und anderen relevanten Datenschutzvorschriften verarbeitet.

Zwecke und Rechtsgrundlagen, auf Grundlage derer wir Ihre Daten verarbeiten 

1. Zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO:

Die Verarbeitung (siehe Art. 4 Nr. 2 DSGVO) personenbezogener Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung unserer Verträge mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen vorvertraglicher Beziehungen.

Dazu gehören im Wesentlichen die vertragsbezogene Kommunikation mit Ihnen, die Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie zur Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation, Kulanzverfahren, Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten, Steuerung und Kontrolle durch verbundene Unternehmen (z. B. Speditionen und Dienstleister), die statistischen Auswertungen zur Unternehmenssteuerung, Kostenerfassung und Controlling, Berichtswesen, interne und externe Kommunikation, Notfall-Management, Abrechnung und steuerliche Bewertung betrieblicher Leistungen, Risikomanagement, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der IT-Sicherheit (u. a. System- bzw. Plausibilitätstests) und der allgemeinen Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts (z. B. durch Zutrittskontrollen), Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der Daten, Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z. B. Revision). Weiterhin umfasst dies auch das mit der Vertragsabwicklung verbundene Forderungsmanagement durch Inkassounternehmen.

Wenn Sie als (rechtsgeschäftlicher oder organschaftlicher) Vertreter eines Geschäftspartners handeln, sehen wir die Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten (z. B. als Rechnungsempfänger, als Systemnutzer, etc.) auch als vom Vertragszweck umfasst an.

2. Im Rahmen einer Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO:

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Vorvertrags hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, insbesondere für Zwecke:

Zur Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Ansprache unserer Kunden, Erstellung von Auswertungen/Statistiken und Nutzung dieser für die Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen sowie bestehender Prozesse. Es handelt sich um interne Zwecke.

Zur Konsultation von Auskunfteien und Datenaustausch mit Auskunfteien (SCHUFA in Wiesbaden, dem Verband der Vereine Creditreform e.V. in Neuss, die EOS Holding GmbH in Hamburg oder sonstige Wirtschaftsauskunfteien) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallsrisiken im Rahmen des gesetzlich Zulässigen und unter Berücksichtigung Ihrer schutzwürdigen Interessen an dem Ausschluss der Übermittlung oder Nutzung.

Für eine optimale werbliche Kommunikation verarbeiten wir Ihre Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Außerdem verarbeiten wir Daten aus Ihrer Kundenhistorie (Auflistung der erbrachten Dienstleistungen, besondere Interessen, etc.) für Zwecke des Direktmarketings, mittels dessen wir Sie über passende und attraktive Angebote rund um unser Leistungsportfolio, z. B. die Zusendung von Produktinformationen, Angebote und Informationen zu Services oder Zufriedenheitsbefragungen informieren und Sie zu relevanten Ereignissen, wie z. B. der Vorstellung neuer Produkte auf Messen, einladen. Wir haben ein gewichtiges berechtigtes Interesse daran, die personenbezogenen Daten zu Zwecken des Marketings zu verarbeiten, um die Geschäftsbeziehung mit Ihnen zu pflegen oder anzubahnen. Sie können dieser werblichen Ansprache widersprechen.

Bei Presse- und anderen Medienvertretern nutzen wir die Adress- und Kommunikationsdaten im Rahmen der Versendung von Presse- und/oder Informationsmaterialien im Zuge eines berechtigten Interesses.

Im Übrigen verarbeiten wir personenbezogene Daten

zur Aufnahme in unsere Kontaktdatenbank, Kontaktpflege nach geschäftlichem Kontakt (z. B. nach der Überlassung Ihrer Visitenkarte);
zur Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben;
zur Anreicherung unserer Daten, u. a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten;
zu statistischen Auswertungen oder der Marktanalyse;
zum Benchmarking;
zu der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind;
zu der eingeschränkten Speicherung der Daten, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist;
zu der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, soweit nicht ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben;
zu internen und externen Untersuchungen oder Sicherheitsüberprüfungen;
zu dem Erhalt und der Aufrechterhaltung von Zertifizierungen privatrechtlicher oder behördlicher Natur;
zu der Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. durch Zutrittskontrollen und Videoüberwachung), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend;
zu Zwecken der IT- und Datensicherheit;
zu dem eventuellen Mithören oder Aufzeichnen von Telefongesprächen zur Qualitätskontrolle und zu Schulungszwecken;
zu der Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen wie auch durch Videoüberwachungen zum Schutz unserer Kunden und Mitarbeiter sowie zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten und deren Verhinderung.

3. Auf Grund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist diese Einwilligung die rechtliche Basis dieser Verarbeitung. Die Einzelheiten der Verarbeitung, wie z. B. die Zwecke und die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung, ergeben sich aus der jeweiligen Einwilligungserklärung.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit gegenüber der eingangs benannten Stelle widerrufen werden, unabhängig von dem Zeitpunkt, zu dem diese Einwilligung erteilt wurde. Eine E-Mail reicht aus. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

4. Auf Grund rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO:

Wir unterliegen, wie alle Unternehmen in Deutschland, einer Vielzahl von gesetzlichen Regelungen, die eine Verarbeitung und insbesondere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. B. Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. datenschutzrechtliche, aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben, die u. a. die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden erfordern. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche sowie zur Gefahren-abwehr (z. B. EU-Terrorverordnungen oder Regelungen zur Betrugs- und Geldwäscheprävention) erforderlich werden.

In unseren Vertragsunterlagen, Formularen, Einwilligungserklärungen und den anderen Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen (z. B. auf der Webseite oder in den Geschäftsbedingungen) können Sie weitere Details und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken entnehmen.

 

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens bzw. der verbundenen Unternehmen erhalten diejenigen Stellen bzw. Organisationseinheiten Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie des berechtigten Interesses benötigen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung;

zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Ziffer 1);

Beispiele für die Weitergabe zu den oben aufgeführten Punkten sind: Behörden, Auskunfteien, Inkassounternehmen, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Gerichte, Gutachter, Kreditinstitute, konzernangehörige Unternehmen, Gremien und Kontrollinstanzen.

soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) verarbeiten. Diese Auftragsverarbeiter sind Unternehmen in den Kategorien Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Rechenzentren, Webseitenprogrammierung und -hosting, Archivierung, Datenvernichtung, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, und Marketing tätig. Bei diesen Dienstleistern unterliegen Ihre Daten den gleichen Sicherheitsstandards wie bei uns. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.

An Dritte zur eigenen Nutzung geben wir Ihre Daten nur, wenn und soweit eine Einwilligung vorliegt oder vertragliche und/oder gesetzliche Regelungen dies vorsehen.

 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre Daten vorbehaltlich weitergehender Verarbeitungsgründe für die Dauer der Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. dem von Ihnen vertretenen Geschäftspartner (juristische Personen des öffentlichen oder privaten Rechts). Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrages mit ein. Zusätzlich speichern wir Ihre personenbezogenen Daten sodann bis zum Eintritt der Verjährung etwaiger rechtlicher Ansprüche aus der Beziehung mit Ihnen, um sie gegebenenfalls als Beweismittel einzusetzen. Die Verjährungsfrist beträgt in der Regel zwischen 12 und 36 Monaten, kann aber auch bis zu 30 Jahre betragen. Mit Eintritt der Verjährung löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, es liegt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, zum Beispiel aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB) oder aus der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3 und 4 AO) vor. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 2. aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse erforderlich. Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z. B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.

 

Werden Ihre Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt dann, wenn es zur Ausführung eines Auftrages/Vertrages erforderlich sein sollte, es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten liegt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

An internationale Organisationen findet keine Übermittlung statt.

 

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne die vorgenannten Daten können wir die Geschäftsbeziehung nicht eingehen bzw. aufrechterhalten.

 

Gibt es automatisierte Entscheidungsfindungen im Einzelfall?

Wir nutzen keine automatisierten Entscheidungsmechanismen gemäß Art. 22 DSGVO. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre Daten teilweise mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können, setzen wir ggf. Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Produktgestaltung, Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.

Ebenfalls können solche Verfahren eingesetzt werden, um Ihre Bonität und Kreditwürdigkeit bewerten zu können, sowie zur Geldwäsche- und Betrugsbekämpfung. Zur Beurteilung Ihrer Bonität und Kreditwürdigkeit können sog. „Score-Werte“ genutzt werden. Bei einem Scoring wird die Wahrscheinlichkeit unter Nutzung mathematischer Verfahren berechnet, mit der ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen wird. Solche „Score-Werte“ unterstützen uns somit z. B. bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit oder bei der Entscheidungsfindung im Rahmen von Produktabschlüssen und fließen in unser Risikomanagement ein. Die Berechnung beruht auf mathematisch-statistisch anerkannten und bewährten Verfahren und erfolgt auf Grundlage Ihrer Daten, insbesondere Ihrer Umsätze mit uns, Ihrer bestehenden Verbindlichkeiten mit uns, Erfahrungen aus der bisherigen Geschäftsbeziehung, vertragsgemäße Rückzahlung früherer Kredite sowie Informationen von Kreditauskunfteien.

Nicht verarbeitet werden hierbei Angaben zur Staatsangehörigkeit sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Welche Rechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, sowie das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO (sofern andere gesetzliche Regelungen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 35 BDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen). Des Weiteren hat jede betroffene Person das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach § 34 BDSG-neu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO. Wir empfehlen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Sie haben nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit wir Ihre Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie ebenfalls das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben angegebene Anschrift oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

Unsere Datenschutzerklärung sowie die Information zum Datenschutz über unsere Datenverarbeitung nach den Artikeln 13, 14 und 21 DSGVO kann sich von Zeit zu Zeit ändern. Alle Änderungen werden wir auf unserer Internetseite https://www.hartmann-europe.com/Datenschutzinformation_fuer_Kunden veröffentlichen.